שלום אורח, התחבר | הרשם | התחבר דרך פייסבוק 12
12

החברים בפייסבוק

תגיות נפוצות

אנחנו במספרים

קטגוריות: 28
נושאים: 181
משתמשים: 2214
מאמרים: 7175
Like: 59
מאמרים -> אירועים ואטרקציות -> אטרקציות
הוסף עכשיו מאמר למדור :
אטרקציות
 

הכנת תקציב לכנס


שגית ד.
 
 

אחד מן השלבים הראשונים בהפקת כנס הוא הכנת התקציב לאירוע. חברות, מוסדות וארגונים רבים משקיעים תקציב בלתי מבוטל בכל שנה על הפקת כנסים. מבלי להבין כמה כסף עומד לרשות המפיק, אין באפשרותו להתחיל ולתכנן את האירוע. לא מומלץ להתחיל עם סכום כללי ולא מדויק, שכן רק הקצאה מדויקת של תקציב לאלמנטים השונים הכרוכים בהפקת הכנס תביא להצלחתו.

כדי להבטיח שהכנס ייצא לפועל על הצד הטוב ביותר וישיג עבור החברה או הארגון את התוצאות הרצויות, חשוב לעבוד עם תקציב מפורט וריאלי, אשר שם דגש ראשית על הקצאת המשאבים הנחוצים אשר תומכים בצורה הטובה ביותר במטרות האירוע ויחזירו את ההשקעה. מעבר להקצאת הכספים בין האלמנטים השונים המרכיבים את האירוע, תקציב מפורט כזה יאפשר למפיק הכנס לפקח באופן קל ויעיל על ההוצאות בשלבים השונים של ההפקה.

אם כן, מהם האלמנטים העיקריים ביניהם מתחלק תקציב הפקת הכנס?

אולם כנסים – חלק בלתי מבוטל מן התקציב, ולעיתים רובו, מוקצה להשכרת מקום בו יתקיים הכנס, כאשר האופציה המתבקשת היא אולם כנסים, אשר בהגדרתו מתאים לאירועים מסוג זה. יהיו התכנים והאטרקציות של הכנס אשר יהיו, ללא מקום שמסוגל להכיל את כמות המשתתפים המתוכננת ולאפשר הוצאה לפועל והצגת התכנים והאטרקציות, הכנס לא יהיה מוצלח. לכן, המקום שייבחר צריך להיות כזה שיהיה אופטימלי לפעילויות ולתכנים שהכנס יכיל, ויוכל לתמוך בהשגת המטרות שהוכתבו. המיקום של האולם חשוב ולעיתים קריטי להצלחת הכנס ולהשגת כמות משתתפים רבה, ולכן כאשר מדובר בכנס ארצי, הבחירה האופטימלית היא אולם כנסים בתל אביב או בעיר אחרת במרכז הארץ, במיקום נגיש מצירי התחבורה הראשיים, ברכבים פרטיים או בתחבורה ציבורית. מנחים ומרצים – כנסים לרוב כוללים הרצאות, סדנאות ופאנלים אותם מעבירים מנחים ומרצים הנחשבים מובילים בתחומם. לתכני הכנס והאישים אשר מעבירים איתם השפעה מכרעת על ההחלטה של אנשים האם להשתתף בכנס או לא, ולכן על הצלחת או כישלון האירוע, ולכן חשוב להשקיע באלמנט זה. ספקים וכוח אדם – לצורך הפקת אירוע לרוב יש צורך בהתקשרות מול ספקים שונים, החל מתאורה והגברה ועד לקייטרינג, אטרקציות וכו'. זאת, בנוסף לצוות הדרוש לעיתים לאייש עמדות הרשמה עם הגעת המשתתפים לכנס, הכוונה במהלך היום וכו'. בחיפוש אחר מרכז כנסים או כל מקום אחר לכנס, יש לברר מה כלול בהשכרת המקום, שכן בחלק מן המקרים, השכרת המקום תכלול כבר חלק מן האלמנטים, כמו הגברה, תאורה וכו'. מיתוג – חברה או ארגון אשר מפיקים כנס מבקשים בין היתר לקדם את המותג שלהם, בין אם המטרה העליונה של האירוע היא להגדיל מכירות, לגייס שותפים או משקיעים, או לקדם מוצר/שירות חדש. לכן, אחוז מסוים מן התקציב יוקדש לכל הקשור במיתוג. זה יכול לבוא לידי ביטוי בשילוט באזורים השונים בתוך ומחוץ לאולם הכנסים, תכנים ומתנות ממותגים ועוד. שיווק ופרסום – ללא שיווק ופרסום של הכנס, הסיכוי למשוך קהל רחב קטן ביותר. בעידן המודרני שיווק יעיל כולל שימוש בשיווק דיגיטלי במנועי החיפוש, ברשתות חברתיות ובניוזלטרים, ולעיתים לצד זאת פרסום באפיקים 'מסורתיים' יותר כמו פרסום ברדיו, בטלוויזיה ו/או בעיתונות.

אם כן, כפי שניתן לראות, הפקת כנס הינה משימה מורכבת, ובהתאם לכך גם תקציב האירוע מורכב מסעיפים שונים, שחלקם מפורטים לעיל. מעבר לאלו, חשוב שכל תקציב יכלול סעיף נוסף להוצאות בלתי צפויות, בכדי להימנע ממצב של מחסור באם המפיקים יצטרכו להתמודד עם תקלה או דרישה חדשה. הדבר קריטי להבטחת קיום האירוע, וללא תקלות.

 


 
 

דירוג : starstarstarstarstar | 0 צפיות ייחודיות | דווח למערכת על מאמר לא תקין

תגובות בפייסבוק


תגובות באתר :

לא נמצא


אנא מלא את כל השדות

כותרת:


תגובה:


אימות:
Captcha כתוב את הטקסט

שת"פ

© כל הזכויות שמורות like2.co.il · שיתופי פעולה