שלום אורח, התחבר | הרשם | התחבר דרך פייסבוק 12
12

החברים בפייסבוק

תגיות נפוצות

אנחנו במספרים

קטגוריות: 28
נושאים: 181
משתמשים: 2542
מאמרים: 7590
Like: 59
מאמרים -> טכנולוגיה -> אינטרנט ומחשב
הוסף עכשיו מאמר למדור :
אינטרנט ומחשב
 

למה כדאי לך להפסיק להדפיס מסמכים ולעבור לחשבונית ירוקה


David Sham

לניהול אפקטיבי של העסק שלך, השתמש בתוכנת הנהלת חשבונות מקצועית המאפשרת הפקת חשבונית אונליין.

 
 

קודם כל יש להגדיר את המושג "חשבונית ירוקה". הביטוי החדש שנכנס לשפה מזכיר בשמו רק סוג מסמך אלקטרוני אחד, חשבונית. למרות זאת, הביטוי כולל התייחסות לכל סוגי המסמכים כאשר הכוונה היא כל מסמך שאינו מודפס על גבי נייר ומועבר מהעסק אל הלקוח/הספק באמצעים דיגיטליים. קבלות, הצעות מחיר, הזמנות עבודה הן דוגמאות לסוגים נוספים של מסמכים שאפשר להפיק לקובץ דיגיטלי ולשלוח אותם ללקוחות ולספקים. וזאת, כתחליף להדפסתם לנייר ומסירתם ביד או שליחתם בדואר. מדובר בהעברת מסמכים באמצעות דואר אלקטרוני בעיקר, אבל לא רק.

אחד מתנאי הסף של מסמך הוא , שכשמו כן הוא, שאפשר להסתמך עליו כאסמכתה ועדות לביצוע פעולה בעולם המסחרי/משפטי. על מנת להבטיח את אמינות המסמך קיימות 3 דרישות סף:

הבטחת מקור המסמך. (על מנת להציג ולהבטיח את זהות החותם)

הבטחת שלמות המסמך. (מניעת עריכתו לשם שינוי משמעותו)

הצגה והבטחת זמן החתימה. (להוכיח למקבל את נקודת הזמן המדויקת בה נחתם המסמך)

החשבונית הירוקה, מסמך דיגיטלי חתום דיגיטלית שניתן לשלוח בדואר אלקטרוני או בכל אמצעי תקשורת דיגיטלי אחר.

בעבר היה מקובל להבטיח את אמינות המסמכים הכתובים בכתב יד, או המודפסים, באמצעי חתימה פיזיים שונים כגון חותמת מסותת על אבן, חותמת שעווה, חותמת דיו וכדומה. לא תמיד שליחת מסמכים באמצעים דיגיטליים הייתה אפשרית. טכנולוגיית הדואר האלקטרוני שהומצאה בשנת במהלך שנות ה-70 של המאה הקודמת, שינתה מצב זה. החל משנה זו התעורר הצורך להבטיח את אמינות המסמכים הנשלחים באמצעות מדיה זו. בשנת 1993 הומצאה הטכנולוגיה המאפשרת חתימה דיגיטלית על מסמכים. החתימה הדיגיטלית הפכה את הבטחת אמינות המסמך שהייתה מקובלת במסמכי נייר למיניהם ואף לקחה הבטחה זו צעד אחד קדימה. זאת, באמצעות המצאת מנגנון מניעת הכחשה, המקבילה הדיגיטלית לחתימת נוטריון המקובלת בחתימה על מסמכי הנייר.

במאמר זה נדון בהפקת חשבונית ירוקה באינטרנט, כלומר שליחת מסמכים דיגיטליים, חתומים דיגיטלית באמצעות דואר אלקטרוני ואחיהם הצעירים יותר, ה-SMS ו-Whatsapp. על יתרונותיהם, חסרונותיהם והתנאים הטכנולוגיים והרגולטוריים המאפשרים זאת.

מסמך דיגיטלי בהוראות ניהול ספרים

בשנת 2001 חוקק חוק חתימה אלקטרונית. על בסיס חוק זה, התאפשר בשנת 2004 השינוי בהוראות ניהול ספרים של רשות המסים, המתיר הפקת “מסמך תיעוד פנים” כ”מסמך דיגיטלי” ושליחתו באמצעים דיגיטליים אל הלקוח. התרת הפקת מסמך דיגיטלי ושליחתו בדואר אלקטרוני או בכל אמצעי דיגיטלי אחר מסויגת במגבלות מסוימות המפורטות להלן:

בעל העסק, לפני תחילת שליחת מסמכים דיגיטליים, חייב להודיע לפקיד השומה שלו, במכתב רשום, שהוא יחל מתאריך מסוים לשלוח מסמכים דיגיטליים.

מקבל המסמך חייב להסכים בכתב לקבלת מסמך דיגיטלי.

הצד השולח חייב לתייק את המסמך הדיגיטלי (=קובץ) באמצעי אחסון דיגיטלי כך שתהיה לו אפשרות לאתר אותו לפי דרישת פקיד השומה.

גם הצד המקבל כנ”ל: חייב לתייק את המסמך הדיגיטלי באמצעי אחסון דיגיטלי וחייב שתהיה לו יכולת לאתר ולהציג אותו לפי דרישת פקיד השומה.

הצד השולח חייב שתהיה לו את היכולת להציג את הסכמתו הכתובה של הצד המקבל לפי דרישת פקיד השומה.

בנוסף, ישנן גם מגבלות לגבי סוג אמצעי התשלום שמותר לבעל עסק לקבל מהלקוח כנגד חשבונית ירוקה שנשלחה אליו כמסמך דיגיטלי במקרים מסוימים. זאת, במידה והחתימה הדיגיטלית במסמך היא חתימה דיגיטלית מאובטחת. במקרה זה, אפשר לקבל רק אמצעי תשלום שניתן לזהות את יעדו כבית העסק. כלומר, צ’ק לפקודת העסק בלבד, או העברה בנקאית לחשבון של העסק, או כרטיס אשראי, רק כאשר הסליקה נעשית לחשבון עסק. בכל מקרה אין לקבל תשלום בכסף מזומן כאשר החשבונית הירוקה נשלחה עם חתימה דיגיטלית מאובטחת. לא קיימת הגבלה לסוגי תשלום כלשהם לפרעון חשבונית דיגיטלית חתומה בחתימה דיגיטלית מאושרת על ידי גורם מאשר.

יתרונות שליחת חשבונית ירוקה

כמו שאנחנו רואים, הסייגים החוקיים להפקת חשבונית ירוקה אונליין ושליחתו באמצעות דואר אלקטרוני הם רבים וזו טרחה לא קטנה להתחיל לשלוח אותם. אז מה הם היתרונות הגדולים של הפקת חשבוניות דיגיטליות שהופכות את שליחת החשבונית הירוקה להישג נחשק כל כך אצל בעלי עסקים. הנה 5 היתרונות:

חיסכון בהוצאות: עלות שליחת החשבונית הירוקה בדואר אלקטרוני היא אפס לעומת עלות מעטפה, ניר, דיו, בול למשלוח בדואר.

גמישות: כאשר נמצאים בשטח אין צורך להיגרר עם מדפסת ניידת על מנת להדפיס חשבונית. מתחברים לתוכנה בסמרטפון (בתוכנה שמאפשרת זאת) או ממחשב נייד, מפיקים חשבונית ירוקה ושולחים אותה ללקוח.

מהירות: מטבע הדברים, חשבונית ירוקה מגיעה במהירות הרבה יותר גבוהה בדואר אלקטרוני אל הלקוח בהשוואה למשלוח חשבונית נייר בדואר.

אמינות גבוהה יותר: בהינתן העובדה שמועט השימוש בדואר רשום לשימוש לצורך שליחת חשבוניות נייר ובהינתן העובדה שבחלק מהתוכנות שיכולות לשלוח מסמכים דיגיטליים ניתן לקבל חיווי לגבי קבלת המסמך בדואר אלקטרוני ואפילו פתיחת/קריאת הדואר אלקטרוני על ידי הלקוח.

ידידותיות לסביבה: אין צורך להרחיב על זה יותר מדי. לא מדפיסים=לא צורכים נייר=לא כורתים עצים=שומרים על היערות כריאות ירוקות של ייצור חמצן בכדור הארץ.

לסיכום:

נכון שישנם סייגים חוקיים התחלתיים, וגם מגבלות רגולטוריים בשימוש השוטף. אך יתרונות הפקת מסמך דיגיטלי על פני הפקת חשבוניות נייר הם כל כך משמעותיים, שהם הופכים את המאמץ ההתחלתי הכרוך בהתגברות על מכשולים רגולטוריים אלו לכדאי.


 
 

דירוג : starstarstarstarstar | 1 צפיות ייחודיות | דווח למערכת על מאמר לא תקין

תגובות בפייסבוק


תגובות באתר :

לא נמצא


אנא מלא את כל השדות

כותרת:


תגובה:


אימות:
Captcha כתוב את הטקסט

שת"פ

© כל הזכויות שמורות like2.co.il · שיתופי פעולה