שלום אורח, התחבר | הרשם | התחבר דרך פייסבוק 12
12

החברים בפייסבוק

תגיות נפוצות

אנחנו במספרים

קטגוריות: 28
נושאים: 181
משתמשים: 2588
מאמרים: 7627
Like: 59
מאמרים -> טכנולוגיה -> טכנולוגיה כללי
הוסף עכשיו מאמר למדור :
טכנולוגיה כללי
 

עידן דיגיטאלי חדש :מדוע כדאי להשתמש בתוכנה לניהול מסמכים?


רונן

רונן כהן צמח , מנכ"ל ובעלים של חברת ארכיב גרופ, משמש כיו"ר ארגון חברות שירותי הארכיב בישראל תחת המטריה של איגוד לשכות המסחר וצבר ניסיון רב במתן שירותי ארכיב וייעוץ לאלפי עסקים וארגונים שהפכו להיות לקוחות החברה במרוצת השנים.

רונן בעל תואר ראשון בתקשורת וניהול ותואר שני מוסמך במינהל עסקיםM.B.A   ‏בהתמחות במערכות מידע  וכן מנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. 

 
 

אז אם המשרד שלך כיום קבור תחת הרים של ניירת , אם לוקח לך הרבה זמן למצוא מסמך מסוים, אם מסמכים "נעלמים" לך, כנראה שאתה צריך תוכנה לניהול מסמכים. כדי לא להישאר מאחור עם מטבעות של כסף , או לקרוא בספרים ישנים , עליך לאמץ שיטות ניהול חדשות, כי ניהול המידע באופן רציף שיטתי ויעיל הינו כלי עבודה הכרחי בעידן הדיגיטאלי.

תוכנה לניהול ארכיון מסמכים במשרד וסריקת מסמכים תסייע לך ולכל ארגון המעוניין לשמור על יתרון יחסי בעבודה לעבור לעולם הדיגיטלי ולדבר בשפה עכשווית בשפה של 2012.

תוכנה לניהול מסמכים יכולה לעזור לך לצאת מערימות של ניירת, התוכנה יכולה לעזור לך במהירות וקלות לבצע סריקת מסמכים כך שתוכל לרכז אותם באופן אלקטרוני במקום מרכזי אחד.

משרד ללא נייר מפנה שטחים גדולים במשרד כך שניתן לעשות שימוש טוב יותר בסביבת העבודה. בנוסף, תוכנה לניהול מסמכים הופכת את המשרד ליותר ידידותי לסביבה.

 

אבטחת מידע משופרת בארגון.

גם ארון נעול במשרד יכול להיות פגיע בפני עיניים סקרניות או ידיים חטטניות . המסמכים אינם באמת בטוחים מפני מי שבאמת רוצה להגיע למסמכים ולשטוף את עיניו בו . אם תעבור למשרד ללא נייר תוכל להוסיף מספר רמות של אבטחה וכך תוכל לוודא כי אנשים שאינם מורשים לא יוכלו לצפות בחומר רגיש.

תוכנה לניהול מסמכים מאפשרת לך להגדיר אבטחה אישית מבוססת על דרגות של תפקיד. כלומר, אתה יכול לתת לאנשים בחברה הרשאות גישה שונות לתיקיות/ספריות/ או אפילו ברמת הקלסר הבודד.

לדוגמא: ייתכן כי תרצה לתת למנהל הרשאות לקרוא, לכתוב, לשנות או למחוק קובץ ספציפי או לחילופין תרצה כי למזכירה שלך תהיה הרשאת קריאה בלבד של המסמכים. משתמשים ללא הרשאות לא יוכלו לגשת לקבצים.כלומר. אתה בעל החברה יכול לשלוט באמצעות התוכנה בכל המידע של החברה.

 

מאגר מסמכים מרכזי

מאגר מסמכים מרכזי הוא בעצם מערכת לניהול מסמכים , זהו מסד נתונים שניתן לגשת אליו ע"י מספר רב אנשים מכל מקום. כאשר כל הקבצים מאוחסנים במקום מרכזי, מידע חשוב ניתן לעברה ושיתוף בקלות ומהירות. הגישה למסד הנתונים פועל לפי הרשאות מתאימות על מנת לצפות בקובץ. אחסון כל הקבצים במסד נתונים אלקטרוני מאפשר לפנות שטחי משרדים יקר.

מעבר לכך, עלויות הגיבוי והשמירה יורדות פלאים,נוחות הגישה והתפעול עולה בכל קנה מידה על העלות החד פעמית בהקמת מאגר מידע שכזה.

 

חיסכון בעלויות

האם אי פעם חשבת כמה זמן דרוש לחפש בארונות של תיוק מסמכים מסוימים? נניח שיש עובד שעושה את העבודה הזו ב20$ לשעה – עשר דקות לגשת לחדר רשומות ואז להתחיל לחפש מסמך מסוים , ליצור עותק של המסמך ולאחר מכן להעביר לנמען המיועד ובסופו של התהליך להחזיר את המסמך למקומו המקורי.

סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי מאפשרת לעובדים להישאר פרודוקטיביים על ידי הוספה של תכונות חיפוש רבות המאפשרות להם למצוא מסמכים במהירות ולהפיץ חומרים חשובים כמעט באופן מיידי.

 

תהליך עקביות

חברות רבות צריכות לפעול לפי החקיקה המחייבת נהלים ספציפיים בכל הקשור לתיעוד. כך למשל, שירותים פיננסיים צריכים להיות מסוגלים להראות כי הם פועלים לפי החוק. תוכנה לניהול מסמכים יכולה לסייע לך לקבוע הנחיות קפדניות ותהליכים להבטחת מקרים של ביקורת.

 

שורה תחתונה, חברות קטנות וגדולות צוברות מידי יום מידע רב שיש לסדר ולארגן אותו. תוכנה לניהול מסמכים מספקת עבור ארגון פתרון אופטימלי להתנהלות נכונה.

התקדמו גם אתם , תוכנות ארכיב דיגיטלי לא משמשות רק למסמכים פיזיים אל לתיעוד מלא על פלטפורמה אחת של רצף תיעודי – מיילים, קבצי וורד, תמונות, קבצי jpeg, וכמובן בכל פורמט אפשרי. 


 
 

דירוג : starstarstarstarstar | 2 צפיות ייחודיות | דווח למערכת על מאמר לא תקין

תגובות בפייסבוק


תגובות באתר :

לא נמצא


אנא מלא את כל השדות

כותרת:


תגובה:


אימות:
Captcha כתוב את הטקסט

שת"פ

© כל הזכויות שמורות like2.co.il · שיתופי פעולה